A importância do manual operacional
O manual operacional possui a função de padronizar os processos e servir como orientação para a atuação correta dos profissionais no cotidiano das empresas, evitando a variabilidade na execução e colaborando para manter a qualidade da empresa. Após as verificações das atividades podem ocorrer correções ou melhorias. Muitas empresas utilizam a ferramenta ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action) para avaliar os processos.
Os manuais, palestras, cursos e treinamentos fazem parte da gestão do conhecimento da organização, o que contribui para agilizar o aprendizado de novos colaboradores com o compartilhamento de conhecimentos.
Vantagens do manual operacional
Auxilia a orientação de novos funcionários
O manual operacional orienta os funcionários a seguirem os padrões estabelecidos pela organização no cotidiano, auxiliando, inclusive, nos momentos de rotatividade de pessoal. As demais ferramentas de gestão do conhecimento também contribuirão para essa transmissão de conhecimento ligado às atividades da empresa. É claro que as empresas devem evitar a rotatividade de pessoal não planejada, pois, gera custos operacionais e tempo para a adaptação do novo funcionário, considerando a curva de aprendizado.
É importante mesmo se o empresário trabalha sozinho no início da atividade empresarial
Muitos empresários começam atividades empresariais sozinhos, dividindo-se entre a gestão e a produção/operação, ficando, assim, sobrecarregados quando ocorre o aumento das demandas. É importante que o empresário elabore o manual operacional de suas atividades, visando orientar de forma ágil e treinar um novo colaborador de acordo com a sua padronização e qualidade. Com a evolução da atuação e eficiência do novo colaborador a empresa ficará menos dependente da presença do empresário para trabalhar na produção/operação, podendo o empresário dedicar mais tempo na gestão empresarial, tendo uma visão mais estratégica e institucional. Entretanto, antes de contratar um novo colaborador, o empresário deverá avaliar a viabilidade dessa contratação e do aumento da estrutura para atender o aumento da demanda, visando não extrapolar os custos e as despesas do negócio.
Caso o empresário opte pela sociedade, ele terá que arcar com o pró-labore do sócio administrador que trabalhe na empresa, sendo considerado um custo operacional, caso trabalhe na produção/operação, ou despesa, caso trabalhe na administração do negócio.
Padronização e qualidade
Com a padronização a empresa evita uma variabilidade da execução dos serviços, mantendo uma qualidade desejada pela gestão.
Exigências legais e normas
O manual operacional poderá auxiliar para a atuação dentro das exigências legais da atividade empresarial, como as especificações, a instalação e o uso de extintor de incêndio nas empresas, por exemplo.
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