Revise os processos-chave
- Vinícius de Oliveira
- 8 de abr. de 2023
- 3 min de leitura
A organização é uma coletânea de processos que levam a empresa a cumprir sua função social para o seu público-alvo e para os demais interessados no negócio (fornecedores, distribuidores, comunidade (localização), funcionários, governo, agência reguladora, acionistas, parceiros etc) e obter os resultados esperados, sejam resultados financeiros ou resultados com clientes. Portanto, existem diversas relações entre fornecedores e clientes internos ou externos, e a organização deve aprimorar e otimizar os processos, visando a sua melhoria contínua.
Definir os processos-chave
A definição dos processos é de suma importância para a empresa, pois cada processo possui suas atividades inerentes, seus procedimentos, seus executores, seus materiais e estruturas, suas informações e dados, seu tempo de execução e seu(s) cliente(s). Ou seja, necessita do emprego de recursos e competências da organização. Essa definição é essencial para separar os processos-chave, que promovem resultados no âmbito das atividades-fim da organização, dos demais processos que fornecem resultados de apoio à atividade que a empresa desempenha para entregar o resultado ao seu cliente final (externo).
Estratégias para as atividades de apoio
Os gestores devem avaliar a melhor estratégia para os seus processos envolvendo atividades de apoio, visando reduzir os custos e manter o foco nas atividades finalísticas da organização, podendo optar pela terceirização, se for o caso.
Tudo deve ser avaliado, sendo analisado de forma holística e sistêmica para o negócio, verificando e comparando os custos, a eficácia e os riscos envolvidos. Dependendo do negócio, podemos citar como exemplos de atividades de apoio a manutenção predial, limpeza e higienização, entre outras. O que para essas empresas terceirizadas que prestam esses serviços representam as atividades-fim (principais).
Analisar a concorrência
Analisar o mercado e a concorrência é fundamental para a organização verificar como as empresas dos diferentes portes estão atuando, e quais são as melhores práticas atuais. A empresa deve crescer de forma ordenada e estruturada, para que possa atender sua demanda com qualidade e dar conta de seus custos e obrigações em todas as áreas.
Revise os processos-chave
Estruturar, padronizar e treinar os processos-chave é essencial para o negócio, sendo necessária, também, a avaliação dos resultados, com a análise dos indicadores de desempenho, para a devida tomada de decisão dos gestores. Os dados e as informações devem ser coletados de forma eficiente, para virarem relatórios gerenciais.
Os gestores devem criar uma cultura de gestão participativa, para incentivar os colaboradores a dar feedback (retroalimentação) da execução. Além disso, é necessário ouvir sempre o cliente e os demais interessados no negócio.
Muitas organizações utilizam a ferramenta ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action) para colocar em prática a revisão e melhoria contínua dos processos.
A revisão é fundamental, não só para resolver um problema pontual do processo, mas também, para prover a otimização do processo-chave com a redução de custos
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